• 业务记录：需求确认、报价、合同、验收。
• 财务记录：发票、回款、付款、对账单。
• 运营记录：上线时间、版本变更、公告和通知。
• 合规记录：用户授权、隐私条款版本、投诉处理。

• 命名统一：按“日期-客户-项目-版本”管理文件。
• 周期归档：每周一次把聊天与邮件确认转成可检索文档。
• 权限分级：经营数据与个人信息分开存储，按需授权。
• 到期清理：对超过保留期限的数据执行脱敏或删除。

先从一个表格开始：字段包含合同编号、交付节点、开票状态、回款状态、证据链接。坚持维护 2-4 周后，再逐步自动化。